Daar kunnen we kort over zijn: de horeca-cao kent geen verplichte reiskostenvergoeding. Uiteraard mag je er als ondernemer altijd voor kiezen om een werknemer wel een reiskostenvergoeding te betalen. Dit kan een gunstige secundaire arbeidsvoorwaarde zijn om nieuw personeel te werven of huidig personeel te behouden in deze krappe markt. Hoewel reiskosten dus niet in de horeca-cao zijn opgenomen, mag je sinds 1 januari 2023 wel een hogere onbelaste kilometervergoeding betalen.
Geen reiskosten in horeca-cao, wel onbelaste vergoeding
Als ondernemer kan je er dus voor kiezen om reiskosten wel te vergoeden aan je werknemers, ook al kent de cao horeca geen reiskostenvergoeding. Er zijn twee mogelijkheden als je dit wel wil doen. De eerste optie is je werknemer maximaal € 0,21 cent per kilometer onbelast vergoeden wanneer hij of zij gebruik maakt van een eigen vervoersmiddel. De tweede optie geldt alleen voor werknemers die met het openbaar vervoer reizen: je kan ervoor kiezen hen ook de maximaal € 0,21 per kilometer onbelast te vergoeden, of je kan de werkelijke kosten onbelast vergoeden.
Wanneer je werknemer deels met eigen vervoer en deels met openbaar vervoer naar zijn of haar werk komt, mag je over de volledige reisafstand een vergoeding betalen van € 0,21 per kilometer, of de werkelijke kosten van het openbaar vervoer aangevuld met maximaal € 0,21 per kilometer die met eigen vervoer is afgelegd.
Reiskosten niet in horeca-cao, belastingdienst stelt wel voorwaarden
Voor de vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten van het openbaar vervoer stelt de belastingdienst een aantal voorwaarden:
- De medewerker overhandigt de vervoersbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn/downloadt de declaratie via de site van de vervoerder;
- Je administreert de vervoersbewijzen per medewerker;
- In jouw administratie kan een directe en eenduidige relatie worden gelegd tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoersbewijzen;
- Je houdt de geadministreerde vervoersbewijzen beschikbaar voor controle door de belastingdienst.
Geen verplichting vergoeding reiskosten in horeca-cao, waarom dan wel vergoeden?
Het vergoeden van reiskosten is geen verplichting volgens de horeca-cao, waarom zou je dat dan toch doen? Het maakt je aantrekkelijk(er) als werkgever. In de huidige markt is het lastig om aan personeel te komen. Voor studenten, die vaak in de buurt wonen, is het misschien geen voorwaarde die ze over de streep trekt, maar voor werknemers die full- of parttime werken als vakkracht kan een reiskostenvergoeding wel degelijk van belang zijn. Lang niet elke horecamedewerker woont in de stad of het dorp waar hij of zij werkt. Wanneer je twee tot vijf keer in de week bijvoorbeeld tien kilometer heen en tien kilometer terug moet rijden of een treinkaartje van € 3,- per enkele reis moet kopen dan tikt dat op jaarbasis behoorlijk aan. Voor deze medewerkers kan een reiskostenvergoeding een doorslaggevende factor zijn om voor jou als werkgever te (blijven) kiezen.
Vergoeding reiskosten, voor wie en voor hoeveel kilometer?
Je kan zelf kiezen voor wie je een reiskostenvergoeding wil laten gelden. Door een minimale en maximale woon-werkvergoeding te hanteren zorg je ervoor dat je een werknemer die op drie kilometer afstand woont en besluit met de auto te komen geen kilometervergoeding hoeft te betalen. Een maximale afstand zorgt ervoor dat wanneer een werknemer bijvoorbeeld besluit te gaan verhuizen naar een dorp of stad 50 kilometer verderop, jij niet ineens voor veel hogere kosten komt te staan. Denk er dus altijd goed over na wie je een reiskostenvergoeding wil geven en onder welke voorwaarden. Zorg dat je dit duidelijk vastlegt in de arbeidsovereenkomst, zodat er achteraf geen discussie over kan ontstaan.
Hoe verwerk je de reiskostenvergoeding horeca administratief?
Wil je meer weten over reiskostenvergoedingen voor je personeel en hoe het zit met de onbelaste vergoedingen of een uitruilregeling reiskosten? Onze ervaren HR-medewerkers kunnen je er alles over vertellen. Door gebruik te maken van onze gratis personeelsapp kan je het verwerken van de administratie van de reiskosten vergemakkelijken voor jezelf. De werknemer kan de digitale declaraties uploaden in zijn of haar personeelsdossier in de app, zodat jij ze per medewerker bij elkaar hebt en makkelijk in je administratie kan verwerken.
Met Fooks heb je de mogelijkheid om al jouw personeelszaken onder te brengen bij één partner. Van administratie, personeelsplanning tot salarisstrook; door de integratie met de gratis Fooks app is alles terug te vinden in één omgeving. Een app die voor iedereen en overal beschikbaar is en die het makkelijker maakt voor jou én jouw medewerkers. Een totaaloplossing waarin wij met je meedenken en ondernemen. Want sparren en innoveren met ondernemers, dat ligt ons wel.
Wil jij liever al je personeelszaken uitbesteden en je volledig kunnen focussen op ondernemen? We leggen je graag vrijblijvend de mogelijkheden en voordelen van payrolling voor jouw bedrijf uit. Max, Mylon of Jesse vertelt je er graag alles over!
