Horecawerknemer komt niet opdagen, wat nu?

Waarom komt personeel niet opdagen?

Als een werknemer altijd netjes op tijd is en ineens niet komt opdagen, dan zou er wel eens een goede reden kunnen zijn waarom je werknemer niet op is komen dagen. Je zou verwachten dat hij of zij dit dan doorgegeven had, maar in sommige gevallen is dat niet mogelijk. Of de werknemer gaat ervan uit dat je op de hoogte bent van zijn of haar afwezigheid. Check daarom de volgende zaken voordat je alarm slaat of vervolgstappen onderneemt:

• Is je werknemer ziek?

In de meeste gevallen heb je een verzuimprotocol waarin staat hoe en voor welk tijdstip je werknemer zich ziek moet melden. Zorg ervoor dat dit protocol bekend is bij je werknemers. Het kan echter gebeuren dat je werknemer zo ziek is, dat hij of zij niet in staat was zich ziek te melden. Je kan het dan achteraf alsnog als ziekteverzuim noteren.

• Is er sprake van een calamiteit?

Omdat calamiteiten nu eenmaal niet te voorspellen zijn, kan het gebeuren dat er sprake is van een calamiteit waardoor je werknemer niet op is komen dagen. Dit kan het geval zijn wanneer je werknemer bijvoorbeeld met spoed naar het ziekenhuis moest of wanneer er een noodgeval heeft plaatsgevonden. In noodsituaties denken mensen er niet altijd aan om hun werkgever meteen te bellen. Mocht blijken dat er sprake was van een calamiteit dan kan je de afwezigheid registreren als calamiteitenverlof.

• Moet je werknemer een familielid helpen?

Wanneer dit spoed heeft en er niemand anders is die kan helpen, dan heeft je werknemer recht op kortdurend zorgverlof. Ook wanneer de werknemer plotseling thuis moet blijven om voor zijn of haar zieke kind te zorgen, valt dit onder kortdurend zorgverlof. In dit geval mag je er eigenlijk wel vanuit gaan dat de werknemer dit bij jou meldt, toch kan het gebeuren dat dit in de hectiek vergeten wordt.

• Heeft je werknemer verlof of een vrije dag opgenomen?

Soms ligt de fout niet bij de werknemer, maar bij de werkgever. Het gebeurt dat de werknemer netjes verlof of een vrije dag heeft aangevraagd en hier goedkeuring voor heeft gekregen, maar dat dit om welke reden dan ook vergeten is in de planning op te nemen.

Bij al deze redenen zal je als ondernemer niet snel stappen ondernemen tegenover de werknemer. Je legt het soort verzuim vast, bespreekt in sommige gevallen met de werknemer hoe je het de komende tijd aan gaat pakken en wat je van hem of haar verwacht.

Wat als er geen gegronde is dat je personeel niet op komt dagen? 

Wanneer er geen goede reden is voor het feit dat je personeel niet op komt dagen, is het belangrijk om actie te ondernemen. Zorg ervoor dat je de regels en gevolgen goed vastgelegd hebt, zodat je werknemer van tevoren weet wat de consequenties zijn. Je kan deze regels en gevolgen vastleggen in de arbeidsovereenkomst met de medewerker, een gedragscode, het bedrijfsreglement of het personeelshandboek. Wanneer je gebruik maakt van een reglement of handboek, zorg dan dat je daarnaar verwijst in de arbeidsovereenkomst met je medewerker. Bij een eventueel arbeidsconflict sta je dan juridisch sterker.

Het is belangrijk om ongeoorloofd verzuim vast te leggen in het personeelsdossier en laat je werknemer het document tekenen ‘voor gezien’. Mocht het gebeuren dat de werknemer vaker ongeoorloofd afwezig is en je wil daar consequenties aan verbinden, dan heb je bewijs als de werknemer het niet eens is met de consequenties.

Welke consequenties mag je verbinden aan ongeoorloofd verzuim?

Er zijn een aantal consequenties die je mag verbinden aan ongeoorloofd verzuim. Deze maatregelen zet je meestal niet in als iemand eenmalig ongeoorloofd afwezig is, maar als dit vaker gebeurt, kan je als ondernemer wel degelijk stappen ondernemen als je deze consequenties goed hebt vastgelegd.

• Loon over gemiste uren in mindering brengen

Wanneer je werknemer zonder goede reden niet is op komen dagen, mag je de uren die hij of zij niet gewerkt heeft in mindering brengen op zijn of haar loon. Het moet hierbij duidelijk zijn dat het een situatie is die voor eigen rekening van de werknemer is. Wanneer dit eenmalig gebeurt, is het beter om hierover een gesprek met je werknemer te voeren en te kijken of hij of zij de uren op een andere dag kan inhalen.

• Loon inhouden wanneer werknemer te laat terugkomt van vakantie

Je hoeft geen loon te betalen over de niet-gewerkte dagen dat je werknemer te laat terugkomt van een vakantie. Wanneer dit door overmacht gebeurt, kan je in overleg ook extra vakantiedagen afboeken of kijken of ze de gemiste dagen op een ander tijdstip in kunnen halen.

• Regelmatig te laat komen

Als iemand een keer te laat komt, zal je daar niet meteen consequenties aan verbinden. Gebeurt dit echter regelmatig, dan zal je daar als werkgever wel iets mee willen doen. Na een aantal waarschuwingen kan je loon inhouden over de niet-gewerkte uren. Het is daarom handig om een goede urenregistratie bij te houden.

• Loon inhouden bij ongeoorloofd verlof

Als je een aanvraag voor verlof of vakantie om een gegronde reden afwijst, is je werknemer verplicht om te komen werken. Wanneer hij of zij dan toch niet op komt dagen mag je als werkgever de verlofuren op het salaris inhouden.

• Een werknemer ontslaan

Dit is een zware maatregel, maar in sommige gevallen kan je een werknemer ontslaan. Als een werknemer regelmatig zonder goede reden niet op komt dagen en je hem of haar al meerdere malen gewaarschuwd hebt, kan je uiteindelijk overgaan tot ontslag. In de meeste gevallen gaat het dan om een ‘ontbindingsverzoek wegens verwijtbaar handelen of nalaten van je werknemer’ of ontslag wegens disfunctioneren. Je moet dit echter wel goed kunnen onderbouwen. Je moet hiervoor alle waarschuwingen aan je werknemer kunnen overleggen en kunnen bewijzen dat je werknemer deze waarschuwingen ook ontvangen heeft. Ook moet je aan kunnen tonen dat je de werknemer hebt geholpen om zichzelf te verbeteren door middel van bijvoorbeeld functioneringsgesprekken of coaching. Om die reden is het belangrijk om een gedegen personeelsdossier aan te leggen. Dit kan heel makkelijk met de gratis personeelsapp van Fooks.

Een ontslagprocedure is voor geen van de partijen een wenselijke situatie. Vaak zijn de verhoudingen op dat moment als dusdanig verstoord dat er ook geen samenwerking meer mogelijk is in de toekomst. In dat geval kan het goed zijn om te kijken of je nog wel samen uit het ontslag kan komen en tot ontslag met wederzijds goedvinden kan komen. Dit scheelt beide partijen veel moeite en energie.

Het is dus altijd belangrijk om ongeoorloofde afwezigheid, waarschuwingen, regels en consequenties goed vast te leggen. Om die reden is het belangrijk om een gedegen personeelsdossier aan te leggen. Dit kan heel makkelijk met de gratis personeelsapp van Fooks.

Wil je geen omkijken hebben naar zaken als personeels- en salarisadministratie, dan is payroll wellicht een goede optie voor jou. Hierbij ligt het juridisch werkgeverschap bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf neemt alle personeelszaken uit handen en jij kan je focussen op het ondernemen. Als ondernemer blijf je wel verantwoordelijk voor het vastleggen van zaken als verzuim en disfunctioneren, want voor werknemers die op payrollbasis werken geldt namelijk dezelfde ontslagbescherming als voor werknemers die bij jou in loondienst zijn. Ook voor hen geldt dat er gedegen dossieropbouw moet zijn om tot een ontslagprocedure over te kunnen gaan. Onze ervaren HR-medewerkers vertellen je graag vrijblijvend over de mogelijkheden en voordelen voor jouw bedrijf.