Het is meestal niet de favoriete klus van een horecaondernemer, maar wel een die elke week terugkomt en van belang is voor een goede bedrijfsvoering. Als ondernemer houd je rekening met de vereiste bezetting, zodat snelheid en efficiëntie gewaarborgd zijn, maar moet je ook rekening houden met de wensen en beschikbaarheid van je personeel. Het maken van een rooster is dus geen kwestie van namen invullen in een Excelbestand. Piek- en daluren moeten meegenomen worden in de planning, net als loonkosten, verlofverzoeken, schoolroosters, functies en voorkeuren.
Gelukkig zijn we niet meer afhankelijk van tijdrovend roosters maken in Excel met een papieren agenda bij de hand, maar maak je eenvoudig roosters met een online planningstool zoals de planning module van Fooks. Online planningstools maken roosteren makkelijker, sneller en leuker! In een oogopslag zie je de beschikbaarheid van je medewerkers, de uren die ingevuld moeten worden en hoe de loonkosten van de bezetting zich verhouden ten opzichte van de omzet.
Waarom een online planningstool?
Eerder schreven we al over de voordelen die een online personeelsplanning je biedt:
- Tijdsbesparing
- Geldbesparing
- Meer inzicht
- Duidelijke communicatie
- Interactie met medewerkers
Maar waarom is een goede personeelsplanning nu zo belangrijk en waar moet je rekening mee houden bij het maken van een horecarooster en waarom?
Het belang van een goed horecarooster
Horeca draait om snelheid en efficiëntie. De juiste medewerkers op het juiste moment aan het werk hebben is daarom essentieel. Met tien koks kan je misschien wel 200 couverts draaien, maar als je niemand hebt die borden uit kan lopen, heb je alsnog een probleem. Een rooster maken voor de horeca op basis van functie of competentie is daarom belangrijk.
Ook is het belangrijk om rekening te houden met je piek- en dalmomenten. Te weinig medewerkers op een piekmoment zorgt ervoor dat de service, snelheid en efficiëntie in het gedrang komen. Je loonkosten zijn in zo’n geval misschien wel laag ten opzichte van de omzet, maar je gasten krijgen niet de service die ze verwachten en op de lange termijn kost dat je gasten en dus omzet. Gasten komen voor de beleving. Gejaagde bediening of lang moeten wachten zorgen niet voor een positieve beleving, met als gevolg dat ze de volgende keer jouw zaak misschien wel links laten liggen.
Andersom geldt hetzelfde: te veel personeel op rustige momenten zorgt voor te hoge loonkosten ten opzichte van je omzet. Het is niet altijd in te schatten wanneer de piek- en dalmomenten zijn, maar door je rooster in een planningstool te maken, krijg je wel inzicht of er momenten zijn waarop het altijd rustiger of juist drukker is. Deze informatie vind je namelijk allemaal terug in de app, omdat je hier alle gegevens wat betreft kosten en omzet heel makkelijk koppelt. Het mooie is dat je daar zelf geen ingewikkelde berekeningen voor hoeft te maken, maar dat de app dat voor je doet!
Happy crew, happy you
Jouw medewerkers bepalen voor een groot deel het succes van jouw zaak. Of je nu met vaste medewerkers of een flexibele schil werkt, iedere medewerker heeft wensen en voorkeuren als het over het rooster gaat. Of het nu om een opleiding, een gezin, sport of een hobby gaat, iedereen heeft buiten zijn of haar werk nog andere verplichtingen of dingen die ze willen doen.
Zeker als je een team hebt waar je blij mee bent en dat je graag voor langere tijd aan je bedrijf wil binden, is het een goed idee om, naar alle redelijkheid, rekening te houden met deze wensen. Behalve voor een goede werksfeer, zorgt dat er ook voor dat je medewerkers tevreden zijn en hun uren kunnen maken, waardoor ze bij jouw bedrijf blijven. Een team dat langere tijd met elkaar samenwerkt, de gasten en het bedrijf kent en op elkaar ingespeeld is, draagt bij aan de efficiëntie en snelheid en zorgt er dus voor dat jouw zaak zo goed mogelijk draait. Goed voor je personeel zorgen betaalt zich altijd terug. Tevredenheid over het rooster en hun uren leveren daar een belangrijke bijdrage aan.
Belangrijke punten bij het maken van een horecarooster
Wensen en beschikbaarheid van je medewerkers
Hierboven beschreven we al waarom dit belangrijk is. In onze planningsmodule vullen medewerkers zelf hun beschikbaarheid en verlofaanvragen in en hoef jij deze alleen goed te keuren. Als je met vaste werknemers werkt die op vaste dagen werken, “pin” deze dan vast in een template, dan zijn die diensten al ingevuld op je toekomstige roosters. Het enige dat je dan hoeft te controleren zijn de verlofaanvragen. De open diensten verdeel je daarna over de rest van de medewerkers.
Up-to-date personeelsplanning
Niets zo veranderlijk als een horecarooster… Zelfs als je rekening houdt met ieders beschikbaarheid en wensen zullen er medewerkers zijn die een dienst willen ruilen. Met de planningstool heb je hier geen omkijken naar: ruilverzoeken worden in de app gedaan. Je houdt hier controle op doordat jij of een leidinggevende deze ruilverzoeken goed moet keuren om ze definitief te maken. Aanpassingen staan direct in het rooster en iedereen heeft dus altijd het meest up-to-date rooster bij de hand.
Houd de cijfers in de gaten
Een goede planning houdt rekening met de kosten. Door je omzet, al je kosten en het rooster bij te houden in het online personeelsplatform heb je inzicht in je loonkosten ten opzichte van je omzet.
Juiste verdeling van vaardigheden
Je voldoet aan ieders wensen en je loonkostenpercentage is goed. Dan is er nog een laatste ding belangrijk voor een goed rooster: een goede verdeling van de vaardigheden. Het is belangrijk dat er altijd een goede mix van kennis en vaardigheden aan het werk is. Bij Fooks helpen we je hier graag een handje mee door de ingebouwde filter op functies en competenties in de app.
Het maken van een horecarooster wordt een stuk efficiënter als je deze punten meeneemt in het maken van je planning. Plan een demo en we laten je graag zien hoe het met behulp van ons gratis online personeelsplatform ook nog sneller én makkelijker kan.
