“Fooks denkt met ons mee, staat 24/7 klaar. Kunnen wij ons focussen op het ondernemen.” 

Wat doen jullie in het Anatomiegebouw?
Freek Moolenaar: “We faciliteren hier (na)scholingen, trainingen en congressen voor de zakelijke markt. Denk bijvoorbeeld aan medische congressen - zowel voor veterinaire als humane geneeskunde - maar ook onderwijscongressen. We krijgen boekingen vanuit heel veel verschillende branches, maar training en kennisoverdracht is altijd de aanleiding voor een bezoek. Deze locatie is er perfect voor, het ligt centraal en we hebben een zaalcapaciteit van ruim 170 gasten.”

Altijd met een zakelijk tintje?
 “Ja, we zijn niet van de bruiloften en partijen. Wat deze locatie uniek maakt voor zakelijke bijeenkomsten, is het rijke verleden in combinatie met het comfort en de technologie van nu. Dat heeft iets magisch. En daarnaast hebben we een prachtig restaurant, een magnifieke hal waar geborreld kan worden en uitgebreide cateringmogelijkheden. We zitten hier aan de Biltsche Grift: je vaart binnen 30 minuten naar Utrecht Centraal. Dus we halen onze gasten ook wel eens met de boot op, of eindigen een congresdag met een boottocht met borrelarrangement. Leren, brainstormen, ontspannen. Het kan hier allemaal.”

"Kennisoverdracht is altijd de aanleiding. Het rijke verleden en de gastvrijheid van nu zijn de bonus.” 

Hoe draaien jullie? 
“Sinds de opening, ruim twee jaar geleden, hebben we in het voorseizoen gemiddeld 4 tot 5 boekingen per week. Ramvol dus. Door COVID-19 is dat helaas in het water gevallen en moesten we alle boekingen annuleren. We zijn heel erg druk geweest met zaken waar je als ondernemer niet druk mee wilt zijn. Maart tot en met half juni is echt ons topseizoen. En laat dat nu juist de periode zijn waarin we volledig dicht moesten. We kunnen niet wachten om weer aan de slag te kunnen.” 

Hoe zijn jullie bij Fooks terechtgekomen? 
“Al sinds onze opening, nu twee jaar geleden, maken we gebruik van jullie payrolling-diensten. Tja, hoe gaat zoiets? Je vraagt eens rond in je netwerk bij wie je moet zijn voor payrolling. Over Fooks hoorden we positieve verhalen, men had goede ervaringen met jullie. Dus we zijn via via bij jullie terechtgekomen en daarin zijn we niet teleurgesteld. Al vanaf het begin verliep de samenwerking soepel, er was ook meteen een klik. En toen COVID-19 op ons bordje kwam, hebben jullie ons geweldig bijgestaan. Hulp bij annuleringen, doorbetalingen van onze medewerkers en de communicatie naar alle betrokken partijen. Die professionele en proactieve instelling heeft ons enorm geholpen. We hebben een ontzettend mooi team staan en dat willen we graag zo houden. Jullie begrijpen dat en handelen daar ook naar.” 

“We hebben een ontzettend mooi team staan, en daar we willen mee door. Jullie begrijpen dat.”

Kun je daar een voorbeeld van geven? 
“Toen we net met COVID-19 te maken kregen, wist eigenlijk niemand wat de regels precies waren en hoe het zat met annuleringen en het doorbetalen van onze crew. Jullie hebben toen zelf contact met ons opgenomen. Dat vond ik ontzettend fijn. Er wordt een heleboel werk uit handen genomen, waardoor wij ons kunnen focussen op ondernemen. Dat persoonlijke contact waarderen we enorm. Net als het feit dat jullie altijd voor ons klaar staan en erg behulpzaam zijn. Ik krijg nooit het gevoel dat ik een lastpak ben of het onmogelijke vraag.” 

“Jullie geven me nooit het idee dat ik lastig ben of het onmogelijke vraag.” 

Hoe lang werken jullie nu met de planningsapp? 
“Sinds een jaar gebruiken we de Fooks app en werken we met de modules Planning, Uren, Verlof en Verzuim. Eerst planden we in Excel, oftewel een houtje-touwtje-planning. Nu we dat via jullie app doen, merk je pas hoeveel tijd je bespaart. Alle teamleden en shifts staan erin en er wordt automatisch verloond. Ik krijg de factuur en hoef er zelf niks meer aan te doen. Niet dat ik me hier hoef te vervelen hoor.” 

“Van een houtje-touwtje-planning in Excel naar de Fooks app … je wilt niet weten hoeveel tijd we daardoor besparen.” 

Is de app makkelijk in het gebruik? 
“We ontvangen hier groepen van 20 tot 200 gasten, je kunt je voorstellen hoeveel flexibiliteit dat van onze organisatie vraagt. De personeelsbehoefte is elke dag weer anders en daar is de app helemaal op ingericht. Op de eerste week van de maand maken we de planning al voor de maand daarna. We hebben ook hele duidelijke afspraken met het personeel tot wanneer ze mogen annuleren of onderling wisselen. Het planningsysteem is enorm gebruiksvriendelijk, het wijst zich allemaal vanzelf.” 

“De personeelsbehoefte is elke dag anders en daar is de app op ingericht.”

Is er binnen de app wel ruimte voor flexibiliteit? 
“Ja hoor, onze medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet bij mij te klokken. Of ze langer blijven of eerder beginnen, dat kunnen ze zelf aanpassen. Dat doen we allemaal op basis van vertrouwen. Vrije dagen hou ik ook niet apart bij. De crew regelt dit zelf direct met jullie, dus daar heb ik ook geen omkijken naar. Scheelt een hoop zorgen.” 

Kun je daar meer over vertellen? 
“Jullie nemen ons veel werk uit handen, waardoor wij in alle vrijheid kunnen ondernemen. Wat eerst ontzettend tijdrovend was, is nu super simpel en leuk geworden. Je plant alles via de app, en de crew ziet het direct op hun mobieltje binnenkomen. Bliep, klaar. Zij zijn ook van een generatie die het gewend is om zo te werken. En wij hoeven niet iedereen na te bellen of appen. Het staat allemaal gewoon in de Fooks app. Dat scheelt echt zeeën van tijd.” 

“Onze planning was altijd ontzettend tijdrovend. Nu is de hele crew met één bliepje op de hoogte.”