Verzuim op de werkvloer, inzichtelijk met verzuimsoftware

Laten we met het goede nieuws beginnen! In de horeca ligt het ziekteverzuimpercentage ruim een procent lager dan het landelijk gemiddelde. In het rare coronajaar dat we achter de rug hebben lag het landelijk gemiddelde in alle bedrijfstakken hoger dan normaal. Niet vreemd als je met een hoestje al verzocht wordt om niet te gaan werken. Ook in de horeca lag het percentage hoger dan normaal, maar nog altijd onder het landelijk gemiddelde.

Wat is verzuim?

Verzuim door je werknemers kan jou als ondernemer behoorlijk wat geld kosten. Er kunnen twee soorten verzuim onderscheiden worden: ziekteverzuim en ongeoorloofd verzuim. Ziekteverzuim is onder te verdelen in kortdurend ziekteverzuim, frequent kortdurend (ziekte)verzuim en langdurend ziekteverzuim.

Kortdurend ziekteverzuim
Mensen worden soms ziek, daar is weinig tegen te doen. Meestal zijn ze snel weer terug op de werkvloer en blijft de schade voor jou beperkt tot een paar dagen loondoorbetaling, melden bij de Arbo-arts en de kosten van eventuele vervanging. Over het algemeen heb je dit ingecalculeerd in je ondernemersrisico.

Frequent kortdurend (ziekte)verzuim
Kortdurend verzuim kan ook een andere oorzaak dan ziekte hebben. Bijvoorbeeld werkstress, privéproblemen, een arbeidsconflict of een zwak gestel. Het is risico hiervan is dat de werknemer zich vaker ziek meldt en het leidt vaak tot langdurig verzuim. Om die reden is het belangrijk om dit op tijd te signaleren en te kijken of het probleem door een gesprek of een aanpassing opgelost kan worden.

Langdurig ziekteverzuim
Wanneer een werknemer langer dan zes weken ziek is, krijg je te maken met de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Deze wet houdt in dat je samen met je werknemer en een verzuimbedrijf moet werken aan zijn of haar re-integratie in het arbeidsproces. Jouw bedrijf moet de kosten van het re-integratietraject betalen. Daarnaast moet je ook minimaal 70% van het loon doorbetalen gedurende maximaal twee jaar en heb je waarschijnlijk ook nog de kosten voor de vervanging. Langdurig ziekteverzuim is dus een behoorlijke kostenpost voor jou als ondernemer. Als ondernemer kan je je hiervoor verzekeren. Dit zijn kostbare verzekeringen, of dat interessant voor jou is, is afhankelijk van je bedrijfssituatie. Een andere interessante optie is payrolling. Hiermee breng je alle werkgeversverplichtingen, taken en risico’s onder bij Fooks. Dus ook de kosten van verzuim en re-integratietrajecten.

Ongeoorloofd verzuim
Wanneer een werknemer zonder toestemming wegblijft van het werk, soms zelfs zonder dit te melden, noemen we dat ongeoorloofd verzuim. Het verschil met ziekteverzuim is dat je in dit geval geen loon hoeft door te betalen. Belangrijk bij deze vorm van verzuim is om een dossier aan te leggen. Je probeert er eerst met de werknemer uit te komen en hem of haar weer aan het werk te krijgen. Maar als dat niet lukt, mag je een werknemer niet zomaar ontslaan. Dat mag pas als hij of zij al eerder gewaarschuwd is voor ongeoorloofd verzuim of ander verwijtbaar gedrag.

Verzuimregistratie binnen je bedrijf

Of je werknemer nu een paar dagen of zes maanden ziek is, als ondernemer moet je het verzuim registreren en doorgeven aan de arbodienst of het UWV. Je bent ook verplicht om als werkgever de regels over verzuimverlof bekend te maken aan je werknemers. De werknemer moet weten hoe, bij wie en hoe laat hij of zij uiterlijk moet laten weten dat hij of zij ziek is. Al deze gegevens moeten geregistreerd en bijgehouden worden. Dit is een behoorlijke rompslomp voor ondernemers.

Gelukkig kan het tegenwoordig ook makkelijker. Door het gebruik van verzuimsoftware staan alle gegevens meteen in het digitale dossier van de werknemer. Bij Fooks hebben we deze digitale verzuimregistratie in ons gratis online personeelsplatform verwerkt. Alles wat je als horecaondernemer nodig hebt om je personeelszaken te regelen vind je in de app.

Hoe werkt verzuimsoftware?

We hebben ervoor gekozen om het zo makkelijk mogelijk te maken voor jou als ondernemer. In de verzuim module in de Fooks app meldt de werknemer zich ziek en geeft hij of zij ook aan wanneer hij of zij verwacht weer aan het werk te kunnen. Wil je liever zelf de controle over ziekmeldingen houden, dan kies je ervoor dat de werknemer zich bij jou of de bedrijfsleider ziek meldt en registreer je dit zelf in de app. In de planningsmodule voor het rooster wordt de beschikbaarheid van de medewerker meteen aangepast. Dit zorgt ervoor dat je altijd een actueel overzicht hebt van inzetbare medewerkers en je kan meteen actie ondernemen als dat nodig is.

Doordat verzuimregistratie via de app loopt, is het verzuim inzichtelijk. De app legt het verzuim vast in het dossier van de medewerker. Wanneer een werknemer langdurig ziek is, staat alle informatie bij elkaar in het dossier en is er een inzichtelijk, veilig en betrouwbaar verzuimdossier. In dit dossier kan je ook documenten toevoegen, zodat je alle belangrijke informatie en documenten bij elkaar hebt. Als er een re-integratiedossier opgebouwd moet worden voor een langdurige zieke werknemer, doe je dit makkelijk met de informatie uit de verzuimregistratie en het personeelsdossier. Alle afspraken en meldingen zijn voor zowel de werkgever als de werknemer inzichtelijk.

Daarnaast houd je als ondernemer meer grip op het verzuim, doordat je heel makkelijk ziet hoeveel verzuim er is en of bepaalde medewerkers zich bovengemiddeld vaak ziek melden of ongeoorloofd afwezig zijn. Door vroegtijdig signaleren en actie te ondernemen voorkom je langdurig ziekteverzuim of problemen met ongeoorloofd verzuim. Daarmee is het gebruik van verzuimregistratie of een verzuimapp niet alleen tijdbesparend, maar ook kostenbesparend!

Een medewerker is meer dan een dossier

Uiteraard is het gebruik van verzuimsoftware of een verzuimapp niet bedoeld ter vervanging van persoonlijke interactie met een zieke medewerker, maar het scheelt je wel een hoop papierwerk. Geen enkele ondernemer wordt gelukkig van verzuim en gelukkig ligt het verzuimpercentage laag in de horeca. Toch is belangrijk om je te realiseren dat een goede werksfeer en persoonlijk contact met je werknemers een belangrijke basis zijn voor een laag verzuimpercentage.

We hopen dat de verzuim module de module is die je het minst nodig hebt van de app, maar we leggen je graag uit hoe deze module en de rest van ons online personeelsplatform werken in een gratis demo.