Gastvrijheid en ondernemen zitten in je bloed, maar zit het doen van de administratie die daarbij komt kijken dat ook? Vaak is het een klus waar horecaondernemers met frisse tegenzin aan werken, omdat het er nu eenmaal bij hoort. Het kost tijd die je liever aan andere dingen zou willen besteden, omdat je nu eenmaal geen boekhouder of accountant bent en je niet altijd op de hoogte bent van alle regels, wetten en weetjes.
De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, is helemaal een vak apart. Daar komen zoveel regels en verplichtingen bij kijken dat er weinig horecaondernemers zijn die de volledige loonadministratie zelf doen. Veel ondernemers laten dit gedeeltelijk of helemaal door hun boekhouder of een salarisadministrateur doen, want een foutje in de loonadministratie kan grote gevolgen hebben.
Wat is loonadministratie en is dit verplicht?
Voor de meeste horecaondernemers is de loonadministratie verplicht. Je bent namelijk verplicht een salarisadministratie bij te houden als je:
- Één of meer medewerkers in dienst hebt;
- Je werknemers loon betaalt;
- Verplicht bent loonbelasting in te houden op dat loon (je bent inhoudingsplichtige).
In de loonadministratie houd je alle gegevens van je medewerkers en hun loon bij. Je moet deze administratie op één plek bewaren. Onder de loonadministratie vallen zaken zoals de loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en loonstaten. Elk van deze zaken moet aan een aantal punten voldoen. Hieronder een korte toelichting wat hier allemaal bij komt kijken.
Loonstrook
De loonstrook is misschien wel het document waar de meeste zaken bij komen kijken. Hierop moeten onder andere gespecificeerd staan:
- De persoonsgegevens van de medewerker;
- Het brutoloon;
- Het nettoloon;
- De toeslagen;
- De inhoudingen;
- De gewerkte uren;
- Het wettelijk minimumloon;
- De NAW-gegevens van de werknemer;
- De bedrijfsgegevens van de werkgever.
Jaaropgave
Een werkgever is verplicht na afloop van een kalenderjaar een jaaroverzicht van de loongegevens naar zijn of haar medewerkers te sturen. Dit is een overzicht van het totale loon en de ingehouden loonbelastingen. Deze jaaropgave moet je binnen een redelijke termijn na het aflopen van het kalenderjaar aan je medewerkers sturen.
Loonstaat
Een loonstaat bevat het loon van een medewerker. Dit bestaat uit loon in geld, loon in natura, kostenvergoedingen en aanspraken. Ook bevat een loonstaat de te betalen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen. De loonstaat geeft per medewerker een jaaroverzicht per beloningstijdvak. Op de loonstaat staan ook de persoonlijke gegevens van de werknemer.
Loonadministratie uitbesteden loont
Duizelt het je al? Als de loonadministratie niet jouw ding is, kan je deze gelukkig uitbesteden. Dit scheelt je waarschijnlijk een hoop frustratie. Het scheelt je ook nog eens tijd en daarmee geld, want de uren die je besteedt aan administratie zijn uren die je door moet berekenen in je kosten. Je boekhouder zal dit waarschijnlijk met alle liefde en plezier voor je doen. Dat zijn echter wel kostbare uren die zij daarvoor rekenen. Het kan makkelijker en goedkoper.
Personeelszaken, en zeker de salarisadministratie in de horeca, vragen om kennis en kosten tijd. Het moet goed geregeld zijn, anders levert het je alleen maar meer werk op. Je kan dat allemaal zelf doen, maar dat hoeft niet. Je kan hulp en advies inschakelen en zaken uitbesteden. Dat zorgt ervoor dat jij je kostbare uren aan ondernemen kan besteden. Er zijn allerlei aanbieders voor het uitbesteden van allerlei zaken die komen kijken bij het runnen van je bedrijf. Bij Fooks kan je al je personeelszaken onderbrengen bij één partner. De gratis app biedt je de mogelijkheid om in een handomdraai je personeelsplanning te maken, verzuim te registreren, personeelsdossiers bij te houden, uren te registreren, financieel inzicht te krijgen en verlof bij te houden. Daarnaast kan je bij ons ook terecht voor de verloning en bijbehorende administratie van je personeel. Door de integratie met de Fooks app heb je je hele bedrijf bij elkaar in één omgeving.
Voor een vast bedrag per medewerker per maand verzorgen we de volledige loonadministratie van je medewerkers. All-in, zonder verborgen kosten. Samenwerken met Fooks op het gebied van salarisadministratie betekent dat we de maandelijkse mutaties, aangifte loonbelasting, aangifte pensioenfonds en het jaarwerk doen, plus digitale loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, arbeidscontracten en loonjournaalposten verzorgen. Met onze jarenlange ervaring en achtergrond in HR hebben we alles in huis om je te ontzorgen op het gebied van personeelszaken. Ons platform is weliswaar online, maar persoonlijk contact en goede service zijn voor ons vanzelfsprekend. We denken met je mee, adviseren en delen onze kennis en tools met je. Naast loonadministratie horeca kan je bij ons ook terecht voor personeelsadministratie en verzuimmanagement.
Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden en oplossingen voor jouw bedrijf? Neem contact met ons op of plan een gratis demo!
