Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?

  • Leestijd 2 - 5 minuten
  • 17/06/20
Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?

In de Horeca moet er vaak voor iedere week een nieuw rooster gemaakt worden. Daarbij heb je als ondernemer te maken met verschillende type medewerkers. Zoals medewerkers met vaste uren, medewerkers op oproepbasis, maar ook studenten met meerdere bijbaantjes. Hier wordt dus een knap staaltje plannen vereist! Hoe maak jij als horecaondernemer de personeelsplanning? Ga je aan de slag met een Excel-lijst? Of met planningssoftware speciaal voor de horeca?  

Waarom een online personeelsplanner?

Een personeelsplanning kan op verschillende manieren gemaakt worden. Doe je dit in een Excel-overzicht of werk je met intekenlijsten? Dit vergt onnodig veel tijd en dat is absoluut niet meer nodig.

De voordelen van een online personeelsplanning zijn:  

- Tijdsbesparing
Als ondernemer is 24 uur per dag altijd te weinig. Met alle taken ben je vaak al druk genoeg. Daarom is het verstandig om de uren zo efficiënt mogelijk in te delen. Een horecaplanning maken kan veel tijd opslokken. Welke uren moeten ingevuld worden? Welke medewerkers zijn beschikbaar? Wat zijn de loonkosten? Hoe verhouden de loonkosten zich ten opzichte van de omzet? Met al deze vragen in je achterhoofd ben je aan het plannen. Best een klus.

Met een online planningsapp heb je al deze data bij elkaar. Zo kun je direct zien wie er wel of niet beschikbaar is. Maar ook wat de bruto loonkosten zijn en wat dit doet ten opzichte van de omzet. Zo kun je snel en eenvoudig je planning maken.

- Geldbesparing
Een tijdsbesparing resulteert automatisch in geldbesparing. Tijd is immers geld. Naast dat het jou als ondernemer tijd scheelt, kun je met een online personeelsplanning ook de loonkosten ten opzichte van de omzet inzien. Zo kun je aan de hand van het gewenste loonkostenpercentage gaan plannen. Door realtime inzicht in je omzet en arbeidsproductiviteit kun je direct sturen, heb je financieel inzicht en houd je rust en grip.

- Meer inzicht
Naast financieel inzicht heb je ook alles rondom je personeel inzichtelijk. Een compleet personeelsdossier zorgt ervoor dat jij alle gegevens up-to-date en bij de hand hebt, van persoonsgegevens en documenten tot contracten.

- Duidelijke communicatie
Een goede communicatie tussen ondernemer en medewerker is van cruciaal belang. Met de app is iedereen altijd en overal op de hoogte van de roosters, wijzigingen en verzoeken. Dat maakt het plannen voor jou en alle medewerkers een stuk makkelijker en leuker.

- Interactie met medewerkers
Als ondernemer vraag je je medewerkers hun beschikbaarheid voorafgaand aan de planning door te geven. Dit doe je niet meer door middel van een app, briefje, papieren agenda of mondeling, maar in de app. Hoe makkelijk is dat? Jouw medewerkers geven enkel aan wanneer zij wel of niet beschikbaar zijn en jij kan efficiënt plannen. Dit voorkomt foutieve roosters en achteraf onderling ruilen. 


Een personeelsplanning maken: stap voor stap

Hoe maak je als horecaondernemer een online personeelsplanning? Aan de hand van de vier onderstaande stappen nemen we je mee.

1. Template, of juist niet 
Iedere week een vast horecarooster of maar enkele aanpassingen? Werk met een template. Dit template maak je één keer en kun je vervolgens wekelijks implementeren. Houd in het template alvast rekening met het maximaal aantal te werken uren en ken eventuele competenties alvast toe. Dit maakt straks het toekennen van medewerkers makkelijker, maar vooral sneller. Maar het meest belangrijk is: ken je piek- en daluren. Speel hier goed op in. Is er wekelijks een significant verschil in de planning, dan is het verstandiger om de planning zonder template te maken. 

2. Vul het template
Het template heb je eenmalig aangemaakt en kun je zo wekelijks importeren. Makkelijker kunnen wij het niet maken. Rooster eerst je vaste medewerkers in. Hebben deze collega’s vaste dagen/tijden waarop zij werken? Tip: “Pin” deze vast in het template, zodat zij altijd op het desbetreffende moment ingedeeld zijn. Controleer voor de zekerheid wel even of zij ook deze week beschikbaar zijn. Misschien hebben ze een vakantiedag aangevraagd. Zodra alle vaste medewerkers ingeroosterd zijn, verdeel je de diensten die nog open staan over de overige medewerkers. Check uiteraard ook hier even de beschikbaarheid, de wensen en overige verzoeken van de medewerkers. Bepaalde diensten nog niet ingevuld? Plan een 'open dienst' in en laat je medewerkers weten dat deze beschikbaar is. Tot slot plan je eventuele stand-by diensten in en je planning staat.

3. Publiceer het rooster aan medewerkers 
Zodra de planning gereed is, klik je op publiceren en staat jouw rooster online. Niks geen Excel-lijsten ophangen achter de bar en medewerkers deze laten inzien, maar direct het rooster in de handpalm van je medewerker. Zo weet iedereen direct wanneer zij verwacht worden. Tip: koppel dit met je privé agenda en jouw diensten staan direct in je agenda. 

4. Ruilverzoeken?
Is een medewerker verhinderd? In de app kunnen medewerkers alsnog een ruilverzoek indienen of onderling ruilen. Met of zonder jouw goedkeuring, wel zo handig. Houd daarbij wel je perfect afgestemde loonkostenpercentage in de gaten. 

Plan met Fooks

Roosters maken, uren registreren, verlof en verzuim bijhouden, personeelsdossiers en contracten opstellen: dat doe je voortaan allemaal in Fooks, de planningsapp voor de horeca. Zo houd je inzicht en overzicht, en krijg je rust en grip. Fooks is gegarandeerd gratis. Altijd. 

Maak direct een gratis account aan of boek een demo.