Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?

  • Leestijd 2 - 5 minuten
  • 17/06/20
Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?

In de Horeca moet er vaak voor iedere week een nieuw rooster gemaakt worden. Daarbij heb je als ondernemer te maken met verschillende type medewerkers. Zoals medewerkers met vaste uren, medewerkers op oproepbasis, maar ook studenten met meerdere bijbaantjes. Hier wordt dus een knap staaltje plannen vereist! Hoe maak jij als horecaondernemer de personeelsplanning? Ga je aan de slag met een Excel-lijst? Of met planningssoftware speciaal voor de horeca?  

Hoe je een personeelsplanning maakt en waarom dit in een online personeelsplanner het makkelijkst is, leggen we uit in deze case. 

Waarom een online horecaplanner?

Een personeelsplanning kan op verschillende manieren gemaakt worden. Doe je dit in een Excel-overzicht of werk je met intekenlijsten? Vanaf nu is dat verleden tijd, het vergt onnodig veel werk!  

De voordelen van online een personeelsplanning maken zijn:

  • Tijdsbesparing
    Als ondernemer is 24 uur per dag altijd te weinig. Met alle taken ben je vaak al druk genoeg. Daarom is het verstandig om de uren zo efficiënt mogelijk in te delen. Een horecaplanning maken kan veel tijd opslokken. Welke uren moeten ingevuld worden? Welke medewerkers zijn beschikbaar? Wat zijn de loonkosten? Hoe verhouden de loonkosten zich ten opzichte van de omzet? Met al deze vragen in je achterhoofd ben je aan het plannen. Best een klus! 

    Met een online personeelsplanningssysteem heb je al deze data bij elkaar en soms zelfs in je handpalm in de vorm van een personeelsplanningsapp. Zo kun je direct zien wie er wel of niet beschikbaar is. Maar ook wat de bruto loonkosten zijn en wat dit doet ten opzichte van de omzet. Zo kun je snel en eenvoudig je open diensten vullen! 

  • Geldbesparing
    Een tijdsbesparing resulteert automatisch in geldbesparing. Tijd is immers geld. Naast dat het jou als ondernemer tijd scheelt, kun je met een online personeelsplanning ook de loonkosten ten opzichte van de omzet inzien. Zo kun je aan de hand van het gewenste loonkostenpercentage gaan plannen. Hierdoor zie je direct wat het financiële gevolg is van een extra (wellicht onnodige) dienst.  

  • Meer inzicht
    In een online personeelsplanning bestaat vaak een module waarin omzetten bijgehouden kunnen worden. Aan de hand van een te verwachten omzet kun je je personeel gaan plannen. Op deze manier krijg je inzicht in de planning en in jouw onderneming. Naast omzet en loonkosten heb je ook al het personeel inzichtelijk met de daarbij horende arbeidsvoorwaarden. Een compleet personeelsdossier zorgt ervoor dat jij alle gegevens bij de hand hebt en zo jouw onderneming optimaal kunt runnen. 

  • Duidelijke communicatie
    Een goede communicatie tussen ondernemer en medewerker is van cruciaal belang. Weten waar je aan toe bent is voor beide partijen de sleutel tot succes! Twee weken voorafgaande een dienst moet de medewerker op de hoogte te zijn van de planning. Een online personeelsplatform, waarin ook digitaal de planning gedeeld wordt, zorgt er voor dat medewerkers weten waar zij aan toe zijn. Zij hoeven bijvoorbeeld niet aanwezig te zijn om een intekenlijst of dergelijke in te vullen. Ook dit scheelt weer tijd. 

  • Interactie met medewerkers
    Als ondernemer vraag je je medewerkers hun beschikbaarheid voorafgaand aan de planning door te geven. Dit doe je niet meer door middel van een appje, briefje, papieren agenda of mondeling, maar in de app van het personeelsplanningssysteem. Hoe makkelijk is dat? Jouw medewerkers geven enkel aan wanneer zij wel of niet beschikbaar zijn en jij kan efficiënt plannen. Dit voorkomt foutieve roosters en achteraf onderling ruilen. 

Stappenplan voor het maken van een horecaplanning

Hebben we je kunnen overtuigen van een online personeelsplanningssysteem? We denken het wel, toch? Maar hoe ga je aan de slag? Aan de hand van de vier onderstaande stappen nemen we je mee.

 

  • Template, of juist niet 
    Iedere week een vast horecarooster of maar enkele aanpassingen? Werk met een template! Dit template maak je één keer en kun je vervolgens wekelijks implementeren. Houd in het template alvast rekening met het maximaal aantal te werken uren en ken eventuele competenties alvast toe. Dit maakt straks het toekennen van medewerkers makkelijker, maar vooral sneller. Maar het meest belangrijk is: ken je piek- en daluren. Speel hier goed op in. Is er wekelijks een significant verschil in de planning, dan is het verstandiger om de planning zonder template te maken. 
  • Vul het template
    Het template heb je eenmalig aangemaakt en kun je zo wekelijks importeren. Sneller kunnen wij het niet makenRooster eerst je vaste medewerkers in. Hebben deze collega’s vaste dagen/tijden waarop zij werken? Tip: “Pin” deze vast in het template, zodat zij altijd op het desbetreffende moment ingedeeld zijn. Controleer voor de zekerheid wel even of zij ook deze week beschikbaar zijn. Misschien hebben ze een vakantiedag aangevraagd. Zodra alle vaste medewerkers ingeroosterd zijn, verdeel je de diensten die nog open staan over de overige medewerkers. Tijdens het roosteren is het belangrijk om rekening te houden met de beschikbaarheid en de wensen van de medewerkers. Hoe meer rekening je hier als ondernemer mee houdt bij de personeelsplanning, hoe tevredener jouw medewerkers zijn!  
  • Publiceer het rooster aan medewerkers 
    Zodra de personeelsplanning gereed is, klik je op publiceren en staat jouw rooster online. Niks geen Excel-lijsten ophangen achter de bar en medewerkers deze laten inzien, maar direct het rooster in de handpalm van jouw medewerker. Dit allemaal door middel van de app en een pushbericht! Zo weet iedereen direct wanneer zij verwacht worden. Tip: koppel dit met je privé agenda en jouw diensten staan direct in je agenda. Easy, niet waar? 
  • Ruilverzoeken?
    Yes, de planning staat online! Iedereen weet wanneer hij/zij verwacht wordt om te mogen komen werken. Helaas komt het toch wel eens voor dat iemand verhinderd is. In het personeelsplatform kunnen medewerkers alsnog een ruilverzoek indienen. Het enige dat jij hoeft te doen is dit goed te keuren. Houd daarbij wel je perfect afgestemde loonkostenpercentage in de gaten. 

Hopelijk hebben we je op weg kunnen helpen met het maken van een personeelsplanning. En je daarbij ook een beetje kunnen informeren over de voordelen van een online horecaplanner in combinatie met een app. 

Fooks is een online personeelsplanningsplatform, met bijbehorende planningsapp, die volledig gratis te gebruiken is. Binnen Fooks kun je plannen, roosteren, uren klokken, verlof en verzuim bijhouden. Maar ook digitale contracten maken, deze ondertekenen, financieel inzicht krijgen en een volledig online personeelsdossier opbouwen. Ten slotte bied Fooks een gratis te implementeren reserveringsmodule, genaamd Fooks Reserveringen. Interesse in Fooks of wil je liever eerst meer informatie? Vraag een vrijblijvende demo aan of start direct en maak een gratis account aan.