Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?

Horeca personeelsplanning maken. Hoe doe je dat?
17/06/20

In de horeca maak je meestal iedere week een nieuw werkrooster. Daarbij heb je als ondernemer te maken met verschillende type medewerkers. Zoals medewerkers met vaste uren, medewerkers op oproepbasis maar ook studenten met meerdere bijbaantjes. Hier wordt dus een knap staaltje plannen vereist! Hoe maak jij als ondernemer de horeca planning? Ga je aan de slag met een Excel-lijst? Of met planningssoftware speciaal voor de horeca?

Ik geef je een aantal handige tips voor het maken van een horeca personeelsplanning en hoe je dit makkelijk en snel kan doen in onze online personeelsplanner.

Waarom een online horecaplanner?

Een horecarooster kan je op verschillende manieren maken. Doe je dit in een Excel overzicht of werk je met intekenlijsten? Vanaf nu is dat verleden tijd, het vergt onnodig veel werk!

De voordelen van online een horecaplanning maken

  • Tijdsbesparing
    Als ondernemer is 24 uur per dag altijd te weinig. Met alle taken ben je vaak al druk genoeg. Daarom is het verstandig om de uren zo efficiënt mogelijk in te delen. Een horeca planning maken kan veel tijd opslokken. Welke uren dienen bezet te worden? Welke medewerkers zijn beschikbaar? Wat zijn de loonkosten? Hoe verhouden de loonkosten zich ten opzicht van de omzet? Met al deze vragen in je achterhoofd ben je aan het plannen. Best een klus!

    Met een online personeelsplanning systeem heb je al deze data bij elkaar en soms zelfs in je handpalm in de vorm van een personeelsplanningsapp. Zo kun je direct zien wie er wel of niet beschikbaar is. Wat de bruto loonkosten zijn en wat dit doet ten opzichte van de omzet. Zo kun je snel en eenvoudig je open diensten vullen!

  • Geldbesparing
    Een tijdsbesparing resulteert automatisch en in geldbesparing. Immers… tijd is geld 😊 Naast dat het voor jou als ondernemer tijd scheelt, kun je met de online personeelsplanning van Fooks de loonkosten ten opzichte van de omzet inzien. Zo kun je ook aan de hand van het gewenste loonkostenpercentage gaan plannen. Hierdoor zie je direct wat het financiële gevolg is van een extra (wellicht onnodige) dienst.

  • Meer inzicht
    In een online personeelsplanning bestaat vaak een module waarin je omzet kan bijhouden. Aan de hand van een te verwachte omzet kun je je personeel gaan plannen. Op deze manier krijg je inzicht in de planning en in jouw onderneming. Naar omzet en loonkosten heb je ook al het personeel inzichtelijk met de daarbij horende arbeidsvoorwaarden. Een compleet online personeelsdossier zorgt ervoor dat jij alle gegevens bij de hand hebt en zo jouw onderneming optimaal kunt runnen!

  • Duidelijke communicatie
    Een goede communicatie tussen ondernemer en medewerker is van cruciaal belang! Weten waar je aan toe bent is voor beide partijen de sleutel tot succes! Twee weken voorafgaande een dienst, dient de horeca medewerker op de hoogte te zijn van de planning. Door middel van een online personeelsplatform, waarin ook digitaal de planning gedeeld wordt, zorgt er voor dat medewerkers weten waar zij aan toe zijn. Zij hoeven bijvoorbeeld niet aanwezig te zijn om een intekenlijst of dergelijke in te vullen! Ook dit scheelt tijd 😉

  • Interactie met medewerkers
    Als ondernemer vraag je je medewerkers hun beschikbaarheid voorafgaande de planning door te geven. Dit doe je niet meer door middel van een appje, briefje of mondeling maar in een de app van het personeelsplanningssysteem. Hoe makkelijk is dat! Jouw medewerkers geven enkel aan wanneer zij niet beschikbaar zijn en jij kan efficiënt plannen. Dit voorkomt foutieve roosters en achteraf onderling ruilen.


Stappenplan voor het maken van een horecaplanning

Heb ik je kunnen overtuigen van een online personeelsplanning systeem? Ik denk het wel toch?! Maar hoe ga je aan de slag. Aan de hand van de vier onderstaande stappen neem ik je mee. Stiekem nu al benieuwd hoe de gratis planningmodule van Fooks je hierbij kan helpen? 

  1. Template, of juist niet 
    Iedere week een vast horecarooster of maar enkele aanpassingen? Werk met een template! Dit template maak je één keer en kun je vervolgens wekelijks implementeren. Houdt hiermee alvast rekening met het maximaal aantal te werken uren en ken eventuele competenties alvast toe. Dit maakt straks het toekennen van medewerkers makkelijker maar vooral sneller. Maar het meest belangrijk is: ken je piek- en daluren! Speel hier goed op in.

    Is er een significant verschil in de planning, dan is het verstandiger om dit wekelijks handmatig te maken.

  1. Vul het template
    Het template heb je eenmalig aangemaakt en kun je zo wekelijks importeren. Sneller kunnen wij het niet maken 😉
    Rooster eerst je vaste medewerkers in. Hebben deze collega’s vaste dagen/tijden waarop zij werken? Tip: “Pin” deze vast in het template zodat zij altijd op het desbetreffende moment ingedeeld zijn! Controleer voor de zekerheid wel even of zij ook deze week beschikbaar zijn. Wellicht hebben ze een vakantiedag aangevraagd. Zodra alle vaste medewerkers ingeroosterd zijn verdeel je de overige open diensten over de overige medewerkers.

    Tijdens het roosteren is het belangrijk om rekening te houden met de beschikbaarheid en de wensen van de medewerkers. Hoe meer jij als ondernemer hier rekening mee houdt tijdens de personeelsplanning, hoe tevredener jouw medewerkers zijn!

  2. Publiceer het rooster aan medewerkers
    Zodra de horecaplanning gereed is, klik je op publiceren en staat jouw rooster online! Niks geen Excel lijsten ophangen achter de bar en medewerkers deze laten inzien, maar direct het rooster in de handpalm van jouw medewerker. Dit allemaal door middel van de app en een pushbericht! Zo weet iedereen direct wanneer zij verwacht worden. Tip: koppel dit met je privé agenda en jouw diensten staan direct in je agenda! Easy, niet waar?!

  3. Ruilverzoeken?
    Yes, de planning staat online! Iedereen weet wanneer hij/zij verwacht wordt om te mogen komen werken. Helaas komt het toch wel eens voor dat iemand verhinderd is. In het personeelsplatform kunnen medewerkers alsnog een ruilverzoek indienen. Het enige dat jij hoeft te doen is dit goed te keuren. Hou daarmee wel je perfect afgestemde loonkostenpercentage in de gaten 😉


Hopelijk heb ik je op weg kunnen helpen met het maken van een personeelsplanning. Daarbij ook een beetje kunnen informeren over de voordelen van een online horecaplanner in combinatie met een app.

Fooks is een gratis personeelsplanning app. Binnen Fooks kun je plannen, roosteren, uren klokken, verlof en verzuim bijhouden. Maar ook contracten digitaal ondertekenen, financieel inzicht en een volledig online personeelsdossier. Ten slotte bied Fooks een gratis te implementeren reserveringsmodule, genaamd Fooks reserveringen. Interesse in Fooks of wil je liever eerste meer informatie? Vraag hieronder een vrijblijvende demo aan of start direct en maak een gratis account.